Навігація
Посилання


Наукова обробка документів

1.5. Використання наукової обробки документів


Наукова обробка документів здійснюється сьогодні всюди, де людина має з ними справу. Процеси складання бібліографічних описів, систематизації, предметизації, анотування, складання бібліографічних оглядів широко використовуються в бібліотеках. Без них неможливо комплектувати й організовувати бібліотечний фонд, неможливо інформувати читачів про склад і зміст цього фонду. Уся бібліографічна робота бібліотеки — інформаційна і довідкова — ведеться з використанням різноманітних видів аналітико-синтетичної обробки. Уся робота з безпосереднього обслуговування читачів не може обійтися без різних видів такої обробки.

Бібліографічні установи, наприклад Книжкова палата України, здійснюють реєстрацію та облік друкованої продукції в країні, видають державні бібліографічні покажчики (“Літопис книг”, “Літопис журнальних статей” тощо), друковані карт

ки для бібліотек. У процесі цієї роботи вони мають справу з різноманітними видами наукової обробки.

В органах науково-технічної інформації найчастіше виконують процеси реферування, індексування, наукового перекладу, складання аналітичних оглядів, вилучення фактів з документів, проте вони постійно мають справу і з бібліографічними описами, і з анотаціями. Адже ці органи ведуть довідковий апарат — каталоги, картотеки, банки даних — і публікують велику кількість інформаційних матеріалів: реферативні журнали, експрес-інформації, наукові переклади, реферативні збірники тощо.

У книгах часто подають анотацію, а також бібліографічний опис видання, його класифікаційний індекс, а в спеціальних журналах і збірниках наводять класифікаційні індекси окремих статей. Це вимога стандарту на видавничу продукцію. Отже, наукову обробку здійснюють і видавництва. Крім того, вони публікують інформаційні матеріали про твори, що готуються до друку, рекламні оголошення тощо.

Книжкова торгівля, установи, що розповсюджують періодичні видання, також інформують про наявні документи, а також про ті, що будуть надходити, рекламують свій товар і завдяки цьому вимушені використовувати бібліографічний опис, анотування, складання оглядів.

Велика робота з документами ведеться в архівах. Сюди вони надходять, тут зберігаються, тут ними можна користуватися. Хоч це й своєрідні матеріали, але це документи, які необхідно обробити, щоб забезпечити можливість подальшого використання їх. Архівні документи потребують аналітико- синтетичної обробки.

Значна кількість різноманітних документів зберігається в музеях, особливо літературних, персональних музеях діячів науки, мистецтва, громадських і політичних діячів. Тут їх також обробляють, щоб потім використовувати в науково-дослідницькій роботі.

n´, serif;"> Більшість людей стикаються у своїй трудовій діяльності та повсякденному житті з різноманітними видами аналітико- синтетичної обробки документів. Наукові працівники, проводячи дослідження, передусім розшукують літературу про об’єкт, який вивчається. Складаючи звіт про виконане дослідження, вони обов’язково подають у ньому огляд літературних джерел з теми, список використаної літератури. Такі ж списки, як правило, вміщують у наукових статтях, монографіях, у них же є посилання на документи, що цитуються і згадуються. Усе це потребує використання бібліографічних описів. Виробничники постійно звертаються до нормативно-технічної документації і посилаються на неї при розробці проектів, креслень, ознайомлюються з реферативними й оглядовими виданнями. Працівники офісів постійно мають справу з діловими документами, які також підлягають певній обробці для зручності подальшого зберігання й пошуку.

Студенти, учні не можуть обійтися без розшукування потрібної літератури, без використання і складання списків літератури. Читачі періодичних видань мають змогу ознайомитися з оглядами, рецензіями, що публікуються в таких виданнях і часто супроводжуються бібліографічними описами. Бібліографічні описи, анотації, що вміщуються в книгах, допомагають читачам орієнтуватися в їхньому змісті, формі, призначенні.

Усі розглянуті види обробки документів не є формальними, вони потребують певних, а часто і значних інтелектуальних зусиль людини. В основі їх лежать наукові методи пізнання (аналіз і синтез), тому вони об’єднуються поняттям “наукова обробка документів” на противагу технічній обробці, яка є обліком і реєстрацією документів, що увійшли до фонду.

Наукова обробка — один з найскладніших процесів у роботі з документами — вимагає від фахівця високої професійної підготовки і широкого кругозору. До того ж діяльність людини при виконанні цих робіт часто має досить суб’єктивний характер, залежить навіть від її психофізіологічних особливостей. У свою чергу, неоднозначність рішень веде до зниження ефективності роботи системи, до якої вводиться інформація, оскільки можливі надлишок інформації або надання інформації, що не відповідає запиту. Тому в процесі обробки документів усе активніше впроваджується автоматизація. У наш час здійснюють автоматизоване індексування, автоматизоване анотування і реферування, до автоматизоватих ІПС вводять бібліографічні описи. Слід розуміти, що дані комп’ю-

теру для проведення потрібної операції надає людина, тому вона повинна знати, яка саме інформація необхідна в кожному випадку, для чого важливо знати суть процесів, що виконує машина, вміти їх виконувати. Ось чому, незважаючи на здійснення комп’ютеризації інформаційної справи, значення аналітико-синтетичної обробки документів не зменшується, не зменшуються й вимоги до знань і навичок фахівців у цій галузі. Навпаки, вони зростають, оскільки кожна помилка коштує більше, ніж у традиційних системах, її важче виявити.

* *

*

Для орієнтації в потужних документно-інформаційних потоках, для проведення ефективного й оперативного пошуку інформації здійснюється наукова (або аналітико-синтетична) обробка документів. Її суть полягає у згортанні інформації про первинні документи на основі застосування методів аналізу і синтезу.

Оскільки користувачі ставлять різні вимоги до згортання інформації про ознаки документів, існують різні види аналітико-синтетичної обробки. Безумовно до них можна зарахувати такі: складання бібліографічних описів, індексування, анотування і реферування.

Різноманітні види аналітико-синтетичної обробки документів використовуються всюди, де люди мають справу з документами, а найбільше у сфері документних комунікацій.

Запитання для самоконтролю

  1. Чому існує потреба у згортанні інформації про документи?

  2. У чому суть процесу згортання документної інформації? Які види згортання вам відомі?

  3. Які види обробки документів доцільно зарахувати до аналітико-синтетичної?

  4. У чому суть аналізу і синтезу при здійсненні наукової обробки документів?

  5. У яких сферах використовується наикова обробка документів?


загрузка...