Навігація
Посилання


Наукова обробка документів

3.6.4. Методика систематизації документів


  1. Поняття загальної і спеціальної методики систематизації. Основні принципи систематизації

Систематизація документів — це процес, у ході якого визначається класифікаційний індекс документа відповідно до його змісту за таблицями конкретної системи документної класифікації. Щоб кваліфіковано виконувати її, систематизатор мусить мати уявлення про різні галузі наукової та практичної діяльності людей, добре розумітися в тій галузі, документи якої він здебільшого обробляє, уміти орієнтуватися в різних видах документів, використовуючи довідково-допоміжний матеріал, володіти засобами і правилами, необхідними для якісної систематизації.

Слід мати на увазі, що для процесу систематизації характерні високий рівень інтелектуальності і певна суб’єктивність. Систематизацію здійснюють працівники багатьох установ, які вирішують різноманітні завдання, до того ж вони мають неоднаковий професійний і життєвий досвід, знання, здібності, психо-фізіологічні особливості. Усе це сприяє різному усвідомленню ознак документів і, звичайно, відбивається в індексації. Певною мірою пом’якшити розбіжності в індексуванні, забезпечити однаковість та правильність рішень допомагає чітка, доволі жорстка методика систематизації, володіння якою гарантує необхідний рівень систематизації.

Методика систематизації — це сукупність науково обґрунтованих і перевірених практикою прийомів, правил і положень, які використовуються в процесі систематизації документів. Вона виходить з методологічних основ та структури документ- ної класифікації і сприяє найбільш точному виявленню місця документа в класифікаційному ряді й упорядкуванню процесу систематизації на всіх його етапах. До методики систематизації входять положення і правила, що використовуються при обробці документів різних видів і будь-якої галузі знання. Вони є загальною методикою систематизації. Правила, які стосуються обробки документів з окремих галузей знань, наук тощо, становлять спеціальну методику.

Правила спеціальної методики систематизації повністю пов’язані з конкретними таблицями класифікації. Вони розглядають зміст і структуру певної галузі знання або циклу наук у конкретній класифікаційній системі, розмежування з суміжними науками і питаннями, поєднання класифікаційних ознак, основні випадки використання різноманітних прийомів при обробці документів з певних галузей знання й окремих видів їх. Зміст спеціальної методики значною мірою залежить від особливостей галузей знань та від потреб уста

нови, для якої вона розробляється. Потреби установи почасти враховуються при виборі для використання класифікаційної системи і конкретних таблиць, проте цього не завжди достатньо. Наприклад, бібліотеки навіть одного виду і типу мають різні за обсягом фонди, у них по-різному представлені галузеві документи залежно від господарського профілю регіону, який обслуговує бібліотека, свої особливості має її довідково- бібліографічний апарат. Це впливає на систематизацію документів — її глибину, межі використання різних методичних прийомів.

Основні положення загальної методики здебільшого однакові для різних класифікаційних систем одного виду (комбінаційних, перелічувальних, фасетних), хоча структура конкретної класифікаційної системи накладає на них певний відбиток.

Загальна методика систематизації визначає методи і прийоми аналізу змісту й деяких формальних характеристик документа і загальні положення та правила, на основі яких приймається рішення про відображення того чи іншого документа в пошуковому масиві або його місця на книжковій полиці. Загальна методика систематизації базується на певних принципах.

Провідний принцип сучасної методики систематизації — пріоритет змісту документа над його формою і призначенням. Тобто документ систематизують, виходячи, перш за все, з його змісту. Ознаки, не пов’язані безпосередньо зі змістом, виступають звичайно як другорядні й відображаються в комбінаційних класифікаціях за допомогою типових ділень. До них зараховують вид документа, мову твору, його читацьке та цільове призначення тощо.

Іноді в класифікаціях застосовується поділ документів за формальною ознакою як первинною, наприклад, за видами документів, але такі випадки є винятком, найчастіше вони диктуються особливостями читацького попиту й обов’язково відображаються в таблицях класифікації.

Другим важливим принципом систематизації є принцип наукової об’єктивності, який вимагає від систематизатора всебічного розкриття змісту документа, виявлення в ньому найголовнішого, найістотнішого з позицій сучасної науки.

Принцип профілювання передбачає, що при систематизації слід ураховувати тип і вид установи, для якої вона здійснюється, склад і зміст фонду, спрямованість його комплектування, склад і зміст пошукового масиву, склад та інтереси користувачів тощо. Певною мірою тип і вид інформаційної установи враховують при систематизації, користуючись різними системами і таблицями класифікації.

  1. Загальні правила і методи систематизації

Лінійність побудови таблиць класифікації вступає у певне протиріччя зі складним змістом сучасної наукової літератури, і це призводить до певних труднощів при систематизації документів складного і різнобічного змісту. Виникає необхідність прийняття умовних рішень у процесі зарахування до ділень класифікації документів, у змісті яких поєднано різні галузі знання. Це висуває одну з найважливіших проблем класифікації — розмежування між науками і їхніми частинами у виборі одного класифікаційного рішення з кількох можливих. З іншого боку, слід мати на увазі потреби ком- плексоутворення відомостей про документи в пошуковому масиві. Для того щоб класифікаційне рішення стало єдиним для всіх однотипних документів, розроблено декілька загальних правил систематизації.

Правило співвідношення загального і часткового передбачає надання документові індексу ділення, яке максимально точно збігається зі змістом цього документа. Так, для документів, у яких розглядається взаємодія загального і часткового понять, перевага надається частковому. У книзі “Вирощування коренеплодів” особлива увага приділяється агротехніці цукрових буряків, і згідно з цим правилом документ слід направити у ділення, де збираються документи з буряківництва.

Документи, в котрих спеціальна дисципліна викладається з основами загальної або використовуються відомості із суміжних наук, систематизуються під індексом спеціальної дисципліни. Так, книга про хвороби шлунка, яка містить відомості з анатомії людини, матиме індекс відповідного ділення медицини, а не анатомії.

Суть правила систематизації за використанням полягає в тому, що в індексі перевага надається сфері використання об’єкта, про який ідеться в документі. Наприклад, книгу про використання зварювання в літакобудуванні слід зарахувати До ділення літакобудування, а не зварювання. Аналогічно систематизуються документи про методи різноманітних галузей знань. Наприклад, книга про використання статистичних Методів у бібліотечній справі одержує індекс бібліотечної справи. Документи, в яких викладаються якісь проблеми на основі матеріалів дослідження певного об’єкта, систематизуються під індексом проблеми, що є метою дослідження, а не під індексом об’єкта. Так, книга про дію радіації на генетичний апарат організму, яка розглядається на основі досліджень на мавпах, матиме індекс біофізики тварин і людини.

Правило систематизації за об’єктом впливу передбачає, що якщо в документі йдеться про вплив одного об’єкта на інший, цей документ одержує індекс, що відповідає об’єкту впливу. Книга про вплив метеорологічних умов на врожай зернових культур має одержати індекс ділення “Зернові культури”.

При систематизації деяких документів важливо враховувати їхнє цільове та читацьке призначення і зараховувати документ до тієї галузі знання, для працівників якої він призначений. Так, посібник із ґрунтознавства для агрономів, у якому йдеться про придатність різних ґрунтів для вирощування тих чи інших культур, слід зарахувати до рослинництва, а не до ґрунтознавства. Трапляються документи, в яких предмет, що належить до однієї галузі знання, розглядається в аспекті іншої. Такі документи систематизуються за аспектом розгляду предмета.

Велике значення для повного і точного відображення документа в пошуковому масиві, для забезпечення точного й оперативного пошуку документа має його багатоаспектне відображення, тобто відображення в індексі різноманітних його ознак. Для цього в більшості сучасних класифікацій використовують метод багаторазового відображення і метод комбінаційної побудови індексів.

Суть методу багаторазового відображення в тому, що документ зараховують не до одного, а до більшої кількості ділень основної таблиці класифікації. Питання про доцільність використання цього методу вирішується на основі змісту документа, наукової цінності та актуальності його теми, особливостей інформаційних запитів користувачів, структури пошукового масиву, структури таблиць класифікації тощо. Найчастіше при систематизації документів за ББК для систематичних каталогів багаторазове відображення зводиться до відображення документів лише у двох діленнях (повторне відображення, дублювання); у деяких випадках, а також при систематизації за УДК документ можна відображати і в трьох діленнях. Багаторазове відображення використовується в таких випадках: коли воно передбачене структурою таблиць класифікації; коли в творі розглядаються два або три об’єкти; коли один об’єкт розглядається в аспекті двох або трьох наук, галузей практичної діяльності; коли в документі йдеться про взаємодію, взаємозв’язок двох або трьох об’єктів. Індекси різних ділень поєднуються в загальному індексі документа знаком плюс (+). Книга “Радіоприймачі та телевізори” матиме індекс УДК: 621.396.62 + 621.397.62. Іноді в документі, присвяченому певній темі, значне місце відведено розгляду якогось її аспекту, окремого питання тощо. Наприклад, у книзі про корисні копалини значне місце відведено розгляду нафти. У такому разі книга одержує індекс загальної теми і повторно відображається під індексом часткової теми.

При багаторазовому відображенні документа в пошуковому масиві важливо правильно визначити його основне місце. Цю проблему вирішують на основі зв’язків і розмежування ділень, зафіксованих у таблицях класифікації; значення в змісті науки предмета, що розглядається в документі; при- ділення більшої уваги певному предмету в змісті документа; інтересів користувачів тощо. Якщо в документі розглядаються рівнозначні предмети, його зараховують перш за все до ділення того предмета, який раніше розташований в тексті таблиці.

Якщо в документі розглядаються більше ніж три предмети, йому надається узагальнюючий індекс. Проте при систематизації видання різнобічного змісту доцільно враховувати, де воно найбільше стане в пригоді читачам.

Великі можливості для багатоаспектного відображення документів надають комбінаційні таблиці класифікації завдяки наявності в них таблиць типових ділень.

Індекси таблиць типових ділень загального призначення приєднуються до індексу будь-якої, навіть найвужчої, теми, якщо необхідно більш точно показати тему документа або його форму, призначення тощо. Так, книга, присвячена історії біології, за ББК одержить індекс 28 г, а за УДК — 57(09). “г” — індекс загального типового ділення ББК, (09) — індекс визначника форми УДК. Загальні типові ділення не використовують, коли для цього поняття є індекс основної таблиці класифікації або таблиці спеціальних типових ділень (спеціальних визначників). Наприклад, книгу з історії філософії буде віднесено до ділення ББК 87.3 “Історія філософії”, вона не матиме індексу 87 г.

Спеціальні типові ділення використовуються тільки в тих розділах, для деталізації яких вони призначені, оскільки дають можливість відобразити властивості предмета, характерні саме для певної науки або галузі знання, практичної діяльності.

Використання різних типових ділень значною мірою залежить від тематики ділень, особливостей конкретних наукових масивів, потреб деталізації ділень тощо. Так, територіальні типові ділення широко використовуються у відділах історії, політики, економіки, сільського господарства, деяких природничих наук, тоді як ними майже не користуються при систематизації документів з техніки.

До кожного індексу основної таблиці можна приєднати будь-яку кількість типових ділень, але слід запобігати нагромадженню їх. Доцільно обмежитися тільки діленнями, необхідними для конкретного пошукового масиву. У разі поєднання кількох індексів з однаковими типовими діленнями з метою запобігання повторенню їх використовують квадратні дужки:

[553.31+553.94+553.982](477) Родовища залізних руд, нафти і кам’яного вугілля в Україні.

Цей індекс замінює такий:

553.31 (477)+553.94(477)+553.982(477).

Слід мати на увазі, що в УДК не можна виносити за квадратні дужки спеціальні визначники. Вони приєднуються безпосередньо до тих індексів, що деталізують. У ББК таких обмежень для спеціальних типових ділень немає.

Індекси основної таблиці класифікації можна комбінувати між собою за допомогою знака відношення (:). Цей прийом особливо характерний для УДК. Він використовується, в основному, коли в кожному конкретному випадку немає ні спеціальних, ні загальних визначників або коли є потреба виділити певні питання при організації матеріалу в розділах пошукового масиву. Цей знак може поєднувати між собою індекси двох, трьох понять і дає індекс зі значенням, що не збігається зі значенням кожного з них окремо. Наприклад, індекс 691:620.1 відповідає поняттю “лабораторія будівельних матеріалів”, де 691 — будівельні матеріали, 620.1 — випробування матеріалів, дефекти матеріалів, захист матеріалів. Індекси, створені за допомогою знака відношення, називаються складеними. Вони фіксують зв’язок між галузями знань, той аспект, у якому висвітлюється кожна з них. Завдяки знаку відношення створюються ділення, яких немає в таблицях класифікації, що відкриває необмежені можливості для відображення нових тем, для глибокого розкриття змісту документів. Слід пам’ятати, що значення складеного індексу завжди вужче, ніж значення окремих його частин.

Складені індекси можуть бути інверсованими, тобто їхні елементи можна міняти місцями без зміни значення. Так, індекси 801:51 і 51:801 мають одне значення “Математична лінгвістика”. Така властивість індексу дає можливість зібрати документи в потрібному місці залежно від завдань і мети конкретного фонду та пошукового масиву. У разі необхідності запис може бути продубльовано в пошуковому масиві. Але дублювання здійснюється не так і часто, тому важливо визначити перший індекс у складеному. Як правило, на першому місці ставлять індекс, який відображає основний предмет документа. Індекси, які приєднуються за допомогою двокрапки, лише уточнюють, деталізують поняття, визначене першим індексом. Іноді індекс не можна інверсувати, тоді, щоб підкреслити незворотність індексу, закріпити прийняті рішення, застосовують знак подвійного відношення (::). Наприклад, 678.06::621.643 Трубопроводи з високомолекулярних матеріалів. Цей знак використовується в централізованій систематизації та в автоматизованих ІПС.

У систематизації за ББК двокрапка використовується значно рідше. У таблицях для масових бібліотек — лише при відображенні галузевих бібліографічних покажчиків у відділі 9 “Література універсального змісту”. Наприклад, покажчик з техніки матиме індекс 91:3. Причому індекси з двокрапою наведені в таблиці класифікації. У систематизації за таблицями ББК для наукових бібліотек знак відношення використовують ширше. По-перше, коли необхідно показати зв’язки між поняттями, що не закріплені в таблицях класифікації (Е485:П03 “Мікробіологія ґрунту”); по-друге, коли ділення бажано деталізувати за галузевою ознакою (як у прикладі з бібліографічним покажчиком); по-третє, коли в документі йдеться про вплив одного предмета на інший і необхідно продублювати документ у діленнях обох предметів.

Коли індекс, створений за допомогою двокрапки, необхідно деталізувати, використавши загальні або спеціальні типові ділення, у ББК застосовують квадратні дужки, причому їхнє призначення не в скороченні індексу, а в наданні йому певного змісту. Наприклад:

[4755.012:У]я73 Навчальні посібники для вузів з економічної бібліографії.

Без дужок цей індекс мав би інше значення — Ч755.012:Уя73 Навчальні посібники з економіки як об’єкт галузевої бібліографії.

У сучасних класифікаціях поширений метод аналогій, який сприяє уніфікації класифікаційних рішень і побудові таблиць класифікації. Суть цього методу в поширенні правила, що використовується в систематизації документів певної тематики, на документи з іншої, близької за змістом теми. Цей метод може виявлятися в аналогічній структурі різних розділів таблиць класифікації. Так, відділи ББК 83 “Літературознавство” і 84 “Художня література” побудовані практично однаково. Методичні вказівки до ділень таблиць зосереджують увагу на використанні в певних випадках цього методу. В УДК застосовується знак конгруентності (=). Наприклад, у таблиці є позначка 542.9 = 66.09. Це означає, що ділення 542.9 може бути деталізоване так само, як 66.09.

Засистематизувати можна не лише документ у цілому, а і його частини. Найчастіше це статті з журналів та збірників. Для цього використовують метод аналітичної систематизації.

Аналітичні індекси в бібліотечних каталогах не визначають місця документа на книжковій полиці, тому не можуть стояти на першому місці. Вони розглядаються як додаткові до основного індексу документа загалом. Так, стаття про стрептококи у збірнику з бактеріології матиме індекс УДК 576.851.21, сам збірник 576.6, а повний індекс виглядатиме так:

576.6 + 576.851.21.

З.6.4.З. Особливості систематизації залежно від її мети і призначення

Залежно від мети і призначення систематизація має певні особливості. При систематизації для бібліотечних і бібліографічних каталогів, бібліографічних картотек глибина індексації визначається потребами конкретного пошукового апарата, його користувачів. Як правило, широко використовуються типові ділення, метод багаторазового відображення документів тощо, оскільки складачі таких пошукових систем зацікавлені в максимально повному і багатоаспектному відображенні документних фондів у каталогах і картотеках. Користувач має знайти потрібний документ за максимальною кількістю ознак, що йому відомі.

На документ заповнюється стільки каталожних карток, скільки він має індексів, поєднаних знаком плюс. Основна картка розташовується у діленні каталогу (картотеки), яке визнано головним. Каталожна картка має три індекси, розташовані таким чином (див. с 208).

Повний індекс відбиває рішення систематизатора про відображення документа в пошуковому масиві. Він може складатися з одного індексу і з кількох, поєднаних знаком плюс. У разі необхідності за його допомогою можна виявити всі картки, складені на даний документ. Поличний індекс встановлює місце документа на книжковій полиці при систематичній розстановці і тому дає змогу знайти в книгосховищі потрібний документ. Каталожний індекс визначає місце каталожної картки в пошуковому масиві. У разі необхідності відобразити документ у двох або трьох діленнях, крім основної складають додаткові картки.

поличний

індекс

42.374

Довідник квітникаря-любителя / Т.М. Черевченко,

´ ■ї

2

,-..4

В.В. Ка За ред. ISBN 5-

4.374 я2

пустян, Л.М. Яременко та ін.;

Т.М. Черевченко. — К.: Урожай, 1994. — 368 с. — 337-01502-8

42.374 я2



каталожний індекс повний індекс

Велика точність індексування потрібна для відображення документів у автоматизованих інформаційних мережах. Значні обсяги охоплених ними документів потребують максимальної глибини індексування для забезпечення точного й оперативного пошуку.

Систематизація документів, яка здійснюється для розташування їх на книжкових полицях, має меншу глибину індексації, ніж для відображення в каталогах і картотеках. Тут менша деталізація індексів з метою запобігання втраті площі полиць, частому пересуванню фонду. Кожен документ має лише одне місце на полиці, тому не застосовують метод багаторазового відображення.

У бібліографічній діяльності систематизація застосовується перш за все для групування відомостей про документи в бібліографічних посібниках. Як правило, дуже глибокої індексації це не потребує. Проте тут частіше маємо справу з аналітичною систематизацією, використанням методу багаторазового відображення.

В інформаційних бібліографічних матеріалах, спеціальних періодичних виданнях, наукових збірниках подають індекси наведених документів, індекси проставляють у монографіях, навчальних виданнях тощо. Глибина індексування таких матеріалів дуже велика. У цьому разі важливо максимально повно розкрити зміст документа. Менша глибина індексування допускається в індексах, проставлених у науково-популярних виданнях, виданнях для дітей.

  1. Зміст і послідовність процесу систематизації

До процесу систематизації входять кілька операцій, що здійснюються поетапно і пов’язані між собою: аналіз об’єкта систематизації; відбір ознак документа для відображення в ПОД; прийняття класифікаційного рішення; оформлення класифікаційного рішення як ПОД; редагування класифікаційного рішення і його оформлення. У разі необхідності на основі класифікаційного рішення складають і оформлюють рубрики абетково-предметного покажчика.

У ході аналізу документа систематизатор має з’ясувати тему документа, встановити, з погляду якої галузі знання вона розглядається, в яких саме аспектах, визначити наукогу і художню цінність твору тощо. Крім того, з’ясовуються формальні ознаки документа — його форма, цільове і читацьке призначення, мова викладу матеріалу тощо. Щоб з’ясувати всі необхідні відомості, слід детально ознайомитися з документом безпосередньо (сіє уіги). Навіть детальна анотація не може замінити такого ознайомлення. Для цього немає необхідності читати документ повністю, досить здійснити його бібліографічний перегляд, тобто детально ознайомитися з елементами твору. Починають перегляд з титульного аркуша, на якому подано основні відомості про автора і назву твору, його жанр і читацьке призначення, назву серії та видавництво, інші відомості, що допоможуть з’ясувати основний предмет розгляду, галузь знання, в аспекті якої він досліджується, тощо. Велику допомогу може надати систематизатору видавнича анотація, надрукована на звороті титульного аркуша або на останній сторінці книги. Проте обмежуватися анотацією не можна, оскільки через свою лаконічність вона не в змозі абсолютно повно передати всі аспекти змісту, до того ж вона може бути просто невдалою, однобічною. Уміщений у науковій книзі “Зміст”, у якому подано перелік усіх розділів, глав тощо, добре розкриває сутність документа, дає змогу виявити його найголовніші питання. Корисно ознайомитися з передмовою і післямовою, в яких розглядаються й оцінюються як твір у цілому, так і основні аспекти його змісту. Певну допомогу можуть надати додатки, покажчики, список використаної літератури тощо. Проте головне джерело інформації про зміст документа — його текст. Склавши загальне уявлення про твір, систематизатор має переглянути його текст. По-перше, слід ознайомитися зі вступом або першими рядками тексту, із висновками або резюме, адже саме тут автор формулює тему роботи, її основні напрями, називає методи дослідження, робить висновки тощо. Нарешті, вибірково переглядається текст, звертається увага на виділені шрифтом рядки, абзаци.

Іноді зміст документа буває надто складним, вузькофаховим, не досить добре зрозумілим систематизатору. У такому разі звертаються до довідкових матеріалів, бібліографічних покажчиків, навчальної та програмно-методичної літератури тощо. Буває, що й це не задовольняє систематизатора, наприклад, якщо тема нова і недостатньо відображена в літературі. Доцільно в такому разі звернутися до фахівців з числа користувачів інформацією або навіть у відповідні галузеві наукові установи.

Тільки маючи досить повне уявлення про документ, можна приступати до визначення, які саме ознаки змісту і формальні ознаки документа доцільно відобразити в ПОД, та до прийняття класифікаційного рішення, тобто до визначення індексу. Розшукувати індекс основної таблиці можна двома шляхами. По-перше, послідовно переходячи від більш загальних ділень таблиць до більш конкретних. Такий багатоступінчастий пошук можна обмежити двоступінчастим, якщо скористатися абетково-предметним покажчиком до таблиць класифікації, знайти в ньому індекс потрібного ділення, а потім цей індекс знайти в основній таблиці. Другий ступінь обов’язково потрібний, не можна надавати індекс документу з

АПП, його слід перевірити в таблиці, звернути увагу на посилання й методичні вказівки до відповідного ділення. Слід зазначити, що методичні вказівки для систематизаторів, посилання, що є в таблицях, надають велику допомогу в процесі систематизації, забезпечують правильність індексації.

У разі необхідності індекс основної таблиці деталізують за допомогою індексів типових ділень, використовують знак відношення, метод багаторазового відображення. Поєднують індекси на основі певних правил, так званих класифікаційних формул. Класифікаційна формула — це фіксований порядок розташування класифікаційних індексів, що визначає класифікаційне рішення. Для ББК розроблені досить чіткі класифікаційні формули, що дають змогу однаково поєднувати індекси основної та допоміжних таблиць.

У процесі індексування на перше місце виносять індекс основної таблиці (ОТ), що відповідає основному змісту твору. Він може доповнюватися індексами допоміжних таблиць у такій послідовності: план розташування (ПР), спеціальні типові ділення (СТД) і загальні типові ділення (ЗТД). Прийнято записувати такий порядок у вигляді формули:

КФ = ОТ + ПР + СТД + ЗТД.

Ця формула має декілька модифікацій, які відповідають конкретним потребам систематизації певних документів:

КФ = ОТ + ПР;

КФ = ОТ + ПР + ПР;

КФ = ОТ + СТД;

КФ = ОТ + СТД + СТД;

КФ = ОТ + ЗТД;

КФ = ОТ + СТД + ЗТД.

Територіальні типові ділення можуть використовуватися Для деталізації як основних, так і типових таблиць на будь- якому ступені ділення. Етнічні типові ділення також можуть Використовуватися на різних ступенях ділення. Наприклад:

У9(4УКР)305.851-641(4УКР-4ХА) Продуктивність праці у машинобудівній промисловості Харкова.

В УДК таких жорстких формул немає, тут визначено лише шлях пошуку індексів: спочатку визначають індекс основної таблиці, якщо його недостатньо, використовують спеціальні визначники зі знаком апостроф (’), якщо немає відповідного визначника, застосовують спеціальні визначники зі знаком “крапка нуль” (.0); якщо і такого немає, застосовують спеціальні визначники з дефісом; потім загальні визначники з дефісом і, нарешті, інші загальні визначники. Фіксувати знайдені індекси можна в тому порядку, який відповідає потребам конкретного пошукового масиву. Важливо враховувати, що деякі визначники допомагають поглибити розкриття теми, інші — уточнюють формальні ознаки документа. Як правило, саме спеціальні визначники і поглиблюють розкриття теми, конкретизують її у змістовому плані, тому завжди розташовуються після індексу основної таблиці.

Загальні визначники дають змогу групувати матеріал за однією специфічною ознакою, і ознака ця може проявлятися на різних рівнях. Наприклад, усі документи з історії математики можуть бути зібрані разом, і тоді вони матимуть індекси:

51(09)2 Історія алгебри;

51(09)3 Історія геометрії.

Але можна ці ж документи включити у ділення конкретних дисциплін:

512(09) Історія алгебри;

513(09) Історія геометрії.

Загальний визначник може бути винесений і на початок індексу, якщо саме він передає основну комплексоутворювальну ознаку:

(051)63 Реферативні журнали з сільського господарства.

=20(031)61 Довідкові матеріали з медицини, надруковані англійською мовою.

(477.9)634.8 Виноградарство в Криму.

Після визначення класифікаційного індексу необхідно здійснити оформлення класифікаційних рішень на титульному аркуші, на оправі документів, у книжкових формулярах, на картках каталогів, картотек тощо.

Завершальним етапом систематизації є редагування прийнятого рішення і його оформлення, тобто перевірка правильності. Для забезпечення належного рівня редагування бажано, щоб його здійснювала інша особа (редактор, керівник відділу). Якщо це неможливо, то сам систематизатор редагує прийняті рішення, але коли мине певний час, наприклад, наступного дня.

Систематизатор, здійснивши аналіз документа, розібравшись у змісті та інших його ознаках, має змогу без зайвих витрат часу сформулювати предметну рубрику для абетково-предмет- ного покажчика до систематичного каталогу або картотеки, до змісту бібліографічного посібника. Тому в разі потреби процес систематизації доповнюється предметизацією.

* *

*

Індексування документів забезпечує розкриття змісту первинних документів. Видами індексування виступають пред- метизація, систематизація і координатне індексування, в основі яких лежать різні види інформаційно-пошукових мов.

Предметизація і систематизація — найпоширеніші процеси аналітико-синтетичної обробки документів, які забезпечують організацію і пошук первинних документів у фондах, традиційних і автоматизованих пошукових системах і мережах. Ці види обробки здійснюються на основі ІПМ предметного і класифікаційного типу. Предметизація і систематизація дають характеристику документів за змістом, формуючи їхні пошукові образи у вигляді предметних рубрик і класифікаційних індексів.

Мова предметних рубрик має у своїй основі природну мову, формалізовану за певними правилами. Мовами класифікаційного типу, які використовуються в Україні, є УДК, ББК, МПК.

І мова предметних рубрик, і УДК, й ББК потребують сьогодні пристосування до потреб українських користувачів.

Незважаючи на наявність таблиць класифікації та рубри- каторів, процеси систематизації і предметизації трудомісткі й доволі суб’єктивні. Перспективним шляхом забезпечення їхньої високої продуктивності, якості й глибини відображення ознак первинних документів з одночасним усуненням суб’єктивності є автоматизація. Особливо важливо забезпечити предметизацію й автоматизацію документів в автоматизованому режимі для автоматизованих інформаційних мереж, оскільки це дає змогу оперативно обробляти значні масиви документів за єдиними методичними положеннями.

Запитання для самоконтролю

  1. У чому суть процесів індексування документів?

  2. Що таке документна класифікація? Які існують типи документних класифікацій?

  3. У чому єдність і відмінність предметизацїі і систематизації?

  4. Що таке мова предметних рубрик? З чого вона складається?

  5. Дайте визначення поняття предметної рубрики? Які функції вона виконує?

  6. З яких етапів складається процес предметизації?

  7. У яких випадках використовують інверсію при формулюванні предметних рубрик?

  8. У чому суть методу типізації в предметизації?

  9. Як предметизують персоналії, документи про організації та установи, географічні об’єкти?

  10. Визначте типові категорії предметів для документів з техніки.

Що таке “системи класифікації”, “таблиці класифікації”?

  1. Які Вам відомі види документних систематичних класифікацій?

  2. Чому в основі будь-якої систематичної класифікації лежить класифікація наук?

  3. Чому УДК вважають ієрархічною комбінаційною класифікацією?

  4. Що виступає методологічною основою ББК? Які найважливіші проблеми постали перед ББК у зв’язку з її методологією?

  5. З яких етапів складається процес систематизації?

Які спеціальні документні класифікації використовуються в Україні? До якого виду систематичних класифікацій вони належать?


загрузка...