Навігація
Посилання


Податковий менеджмент

Модель менеджера, створювана на основі самоменеджменту


Менеджерами не народжуються. Менеджерами стають у результаті тривалої й завзятої праці – самовдосконалення.

Генетичні дані, закладені в природу менеджера, ефективні, якщо створені сприятливі умови для їх розвитку.

Менеджерові необхідні професійні знання, інтуїція, уява, здатність концептуального подання проблеми. Освічений менеджер легше й швидше опанує мистецтвом управління.

Якою є модель сучасного менеджера? Це прямокутник зі сторонами, одна з яких виражає волю, а друга – інтелект. Рівнодіючої між векторами W і I є мета діяльності менеджера. Масштабність мети вимагає відповідної масштабності волі й інтелекту. Для рішення великих проблем запрошуються досвідчені топменеджери. Збереження гармонійних пропорцій між векторами W і I є найважливішою умовою успіх менеджера.

Перевага вольових елементів у діяльності менеджера приводить до помилок, обумовленим прийняттям необґрунтованих рішень. Перевага інтелектуального вектора у формуванні рішення прирікає менеджера на бездіяльність.

Рис. 1.4. Модель менеджера

W – воля; І – інтелект; С – мета діяльності

Така модель створюється з ідеальних елементів і комбінацій з чіткою орієнтацією на діловий успіх. Модельований портрет лідера може включати такі елементи: оптимізм; організаторський талант; ініціативність, реалізована активністю; раціоналізм; допитливість; одержимість; почуття відповідальності за свої дії та вчинки тощо.

Більш лаконічний портрет менеджера може бути представлений геометричною фігурою – прямокутником, одна сторона якого відображає інтелект, а друга – волю (рис. 1.4). Позитивний результат такої моделі досягається при оптимальному сполученні волі й інтелекту. Так, в екстремальних ситуаціях у діях лідера може переважати воля, у спокійних – інтелект, у період перебудови й реформ – гармонія елементів цієї моделі.

Модель лідера характеризується обмеженістю. Обмеженість може бути переборена набором якостей і атрибутів, що відображають більш глибокою гамою особливості цієї професії:

  • концептуальність сприйняття – здатність уявляти собі фірму в цілому й роль окремих її елементів у вирішенні завдань, тобто мати системне уявлення про об’єкт управління;
  • оперативність – здатність віднайти пріоритетне, найбільш ефективне розв’язання проблеми;
  • аналітичний склад мислення – дозволяє функцію управління доповнювати науковим обґрунтуванням;
  • комунікаційність – уміння знаходити однодумців у команді;
  • комунікабельність – уміння підтримувати товариські стосунки з оточенням;
  • пізнавальний характер виконання функцій як процес безперервного самонавчання.

У результаті досліджень і пошуку особливостей ділових і особистісних якостей формується модель сучасного менеджера, що характеризується такими рисами:

а) світоглядні – переконаність, інтуїтивність тощо;

б) управлінські – здатність очолити команду й керувати її діяльністю;

в) технологічні й техніко-економічні – знання технології й уміння визначити ефективність її використання;

г) інноваційні – володіння почуттям нового;

д) психологічні – поєднання во

льових і емоційних якостей;

е) моральні – чесність, справедливість, великодушність. Багато хто з менеджерів орієнтовані на процес діяльності, а не кінцеву мету, тобто на корисність дії, а не на результат. Вони вважають за більш доцільне:

  • правильно робити справи замість того, щоб робити правильні справи;
  • вирішувати проблеми замість того, щоб створювати творчі альтернативи;
  • зберігати кошти замість того, щоб оптимізувати використання коштів;
  • виконувати обов’язок, тобто виконувати функціональні обов’язки, замість того, щоб домагатися кінцевих позитивних результатів;
  • знижувати витрати замість того, щоб підвищувати прибуток. Щодо останнього положення слід зазначити, що зниження виробничих витрат, не пов’язане з кінцевим результатом, не завжди супроводжується збільшенням оподатковуваного прибутку.

Самоменеджмент учить, що, починаючи свою справу, відкрийте для себе, що Ви вмієте робити, з’ясуйте, кому це потрібно і в якій кількості, за якою ціною Ви можете реалізувати Ваш товар і чи не призведе Вас це до розорення, тобто визначте ступінь ризику Вашого підприємства. Це означає, що менеджер повинен працювати відповідно до бізнес-плану2.

Інструментарій самоменеджменту

Найважливішим інструментарієм самоменеджменту є інвентаризація часу робочого дня з метою аналізу стилю роботи виконавця.

При цьому з’ясовується:

  • невідомо, на що взагалі витрачається час;
  • невідомо, скільки часу вимагає виконання тих або інших справ;
  • невідомі сильні й слабкі сторони дотепер практикуємого робітника стилю;
  • невідомо. які особистісні й інші фактори стимулюють або обмежують працездатність.

Дані аналізу зводяться в таблицю (рис. 1.5).

Відомості, поміщені в таблиці, дають можливість провести відповідний аналіз виходячи з наступних позначень: графа «А» означає, що робота була необхідною (відповідь «так»). Відповідь

«ні» слід занести в графи Б, В, Г.

Рис. 1.5. Таблиця для аналізу видів діяльності й витрат часу

У графі «Б» зазначається, чи були виправдані витрати часу (відповіді «так», «ні»).

У графі «В» зазначається, чи було доцільним виконання роботи (відповіді «так», «ні»).

У графі «Г» зазначається, чи був свідомо визначений інтервал для виконання роботи (відповіді «так», «ні»).

Відповіді щодо кожного виду діяльності заносяться в окремий стовпчик.

Визначається загальна тривалість роботи Е (пд). По кожному стовпчику, в яких дано відповідь «ні» (ЕА, ЕБ, ЕВ, ЕГ), вираховується тривалість роботи, проводяться розрахунки за такими співвідношеннями:

Якщо виявиться, що Ваша діяльність більш ніж на 10% була необов’язковою, то це значить, що у Вас є проблеми з передорученням справ (делегуванням) і з визначенням пріоритетів.

Якщо більш ніж у 10% випадків витрата часу на виконання роботи була занадто великою, то варто зайнятися аналізом причин цього.

Якщо більш ніж у 10% випадків виконання роботи було недоцільним, то Вам необхідно приділити увагу плануванню, організації, самоорганізації.

Якщо більш ніж у 10% випадків момент виконання роботи був визначений спонтанно, то у Вас є проблеми з плануванням робочого часу.

Інвентаризація часу – ключ до успішного самоменеджменту!

При здійсненні самоменеджменту необхідною є обробка даних формуляра «денних перешкод».

Спробуйте визначити фактори, що відволікають Вас, і причини «перешкод».

Питання, необхідні для обробки даних, такі:

«Які перешкоди, на Ваш погляд, обійшлися найбільш дорого?»;

«Які телефонні дзвінки виявилися марними?»;

«Які відвідування були марними?»;

«Хто найбільше часто й без користі відволікав Вас від справ?»;

«Які термінові заходи Ви можете вжити, щоб спонукати відповідного співробітника заходити до Вас не п’ять разів, а один раз протягом дня із блоком питань?».

Аналіз втрат часу

За допомогою наведеної нижче анкети проаналізуйте Ваш теперешній робочий стиль і визначте, за яких обставин Ви гаєте час. Відповіді давайте у формі ствердження («так») або заперечення («ні»).

Визначення втрат часу при постановці мети

Чи маю я систематичний перелік усіх завдань, які виникають у сфері моєї діяльності?

Чи маю достатнє уявлення про взаємозв’язок моєї роботи з функціонуванням усього підприємства?

Чи доводиться мені виконувати занадто багато різних справ?

Чи керую я своїми підлеглими шляхом постановки конкретних цілей?

Чи працюю я регулярно над собою: чи розвиваю нові ідеї, чи розширюю свої знання, чи вдосконалюю навички?

Визначення втрат часу при плануванні

Чи відомий мені примірний розподіл часу (у відсотковому відношенні), необхідного для виконання намічених справ? Чи готовий я до можливих труднощів (криз) при виконанні роботи?

Чи передбачаю резервний час для непередбачених випадків? Чи вживаю належних заходів проти перешкод, щоб не відриватися від своєї роботи?

Чи не занадто багато маю ділових візитів або службових відряджень?

Чи записую завдання і строки їх виконання в щоденнику часу?

Визначення втрат часу при виробленні рішень

Чи оцінюю роботу, перш ніж приступитися до неї (чи вимагає вона витрат часу)?

Чи встановлюю пріоритет справ залежно від їх важливості?

Чи приділяю окремим справам потрібну кількість часу відповідно до їх значення?

Чи не витрачаю занадто багато часу на телефонні розмови, прийом відвідувачів або наради, які не мають серйозного значення?

Чи не приділяю занадто багато уваги незначним справам або окремим дрібницям?

Чи не відводжу занадто багато часу рутинним заняттям? Чи не приділяю при вирішенні якого-небудь завдання занадто багато уваги деталям, при тому що знаю про більше важливі для мене справи?

Чи не веду занадто довгі приватні розмови у перервах між виконанням окремих справ?

Визначення втрат часу через погану організацію роботи Чи не працюю занадто довго над однією проблемою, так що віддача стає усе меншою?

Чи не схильний я до того, щоб усе робити самому?

Чи маю співробітників або помічників, яким би міг передоручити виконання відповідного завдання?

Чи завалений постійно паперами мій письмовий стіл?

Чи використовую сучасні допоміжні засоби, які можуть полегшити мою працю (диктофон, телефонний автонабір тощо?

Чи цікавлять мене питання систематичного спрощення праці в моїй сфері діяльності?

Чи не виникають у мене в певних робочих ситуаціях ті самі труднощі?

Визначення втрат часу на самому початку роботи

Чи планую напередодні свій майбутній робочий день?

Чи веду сторонні розмови з колегами або секретарем перш, ніж приступити до роботи?

Чи займаюся в першу чергу особистими справами? Чи прочитую газети на початку дня?

Чи потрібно мені на початку кожної справи певний час, щоб приступити до роботи?

Чи починаю кожну справу спонтанно, без того, щоб її попередньо продумати?

Чи піклуюся про достатню підготовку своєї трудової активності?

Чи часто відкладаю важливі справи на потім?

Складними проблемами або завданнями займаюся чи в середині чи наприкінці робочого дня?

Чи відкладаю я почату справу, не доводячи її до кінця?

Визначення втрат часу при складанні розпорядку дня Чи знаю свій особистий трудовий ритм і графік продуктивності?

Чи знаю, коли я більш продуктивний – вранці чи ввечері? Чи відповідає розпорядок мого робочого дня моєму трудовому ритму і графіку продуктивності?

Чи планую сприятливий час дня для найважливіших завдань, щоб повною мірою використати свої продуктивні здатності?

Чи займаюся в годинники своєї вищої продуктивності рутинною роботою, сторонніми справами або неважливими проблемами?

Визначення втрат часу при обробці інформації

Чи вибираю я матеріал для читання з урахуванням його важливості?

Чи переглядаю друковану інформацію спочатку побіжно, щоб зрозуміти головну думку, а потім ближче ознайомитися з важливими місцями?

Чи закінчую я телефонну розмову, безпосередню бесіду або нараду, якщо не чую пропозицій, що заслуговують на увагу?

Чи роблю прості або деталізовані нотатки, ознайомлюючись зі своєю кореспонденцією?

Чи перевіряю я мету розмов співрозмовників і своїх власних, щоб виключити даремні витрати енергії й часу?

Чи уникаю я робити нотатки, які можуть придатися лише в малоймовірному випадку?

Чи використаю я формуляри для рутинної роботи?

Визначення результатів аналізу втрат часу

Спробуйте тепер ідентифікувати п’ять причин часових втрат. Перегляньте наведений нижче список, що складається із сут-

тєвих «поглиначів», або «пасток», часу, й віднайдіть свої п’ять найважливіших.

Нечітка постановка мети. Відсутність пріоритетів у справах.

Намагання занадто багато зробити за один раз. Відсутність повного уявлення про майбутні завдання й шляхи їх вирішення.

Незадовільне планування робочого дня. Особиста неорганізованість.

Надмірне читання. Недосконала система досьє.

Недолік мотивації (індиферентне ставлення до роботи). Тривалі пошуки записів, пам’ятних записок, адрес, телефонних номерів.

Недоліки кооперації або подолу праці.

Надмірність телефонних дзвінків, що відривають від справ. Незаплановані відвідувачі.

Нездатність сказати «ні». Неповна, запізніла інформація. Відсутність самодисципліни.

Невміння довести справу до кінця. Відволікання (шум).

Недостатня підготовка до бесід і обговорень.

Відсутність зв’язку (комунікацій) або неточний зворотний зв’язок.

Балаканина на приватні теми. Зайва комунікабельність.

Надмірність ділових записів. Синдром відкладання.

Бажання знати всі факти. Тривале очікування.

Поспіх, нетерпіння.

Занадто рідке делегування (передоручення) справ. Недостатні контролі за передорученими справами. Інші визначте самі, виходячи із власних спостережень.

Проаналізуйте Ваших «поглиначів» часу й знайдіть способи їх усунути. При цьому використайте особистий план заходів з їх усунення, розробивши його за таким зразком (рис. 1.6):

Рис. 1.6. Зразок плану заходів з усунення «поглиначів» часу

Особистий план розвитку має бути конкретним і реалістичним; він повинен мобілізувати всі ваші здатності й вимагати від вас повної віддачі.

Керуйтеся при цьому такими рекомендаціями.

Поставте перед собою ясні цілі. Люди іноді зазнають невдачі через те, що слабко уявляють собі мету, до якої прагнуть. Постарайтеся подумки уявити собі кінцевий результат, якого ви хочете досягти, і запишіть його якнайдетальніше.

Визначте, за якими ознаками ви будете судити про успіх. Визначення мети стає набагато кориснішим, якщо її можна виміряти й дати їй кількісну оцінку.

Будьте задоволені скромними результатами. Імпульсивна людина, яка сподівається змінити себе, як оком змигнути, рідко досягає цього. Значний успіх підживлюється невеликим успіхом.

Стабільний, нехай хоч і скромний, прогрес часто закріплюється й стає рисою ставлення даної людини до роботи.

Ризикуйте в незнайомих ситуаціях. Нові ситуації часто є більш небезпечними, ніж звичні. Ухваленню рішення повинні передувати розрахунок і обґрунтування. Часто доводиться вибирати між ризиком і поверненням назад, до безпеки. У той же час невизначеність нової ситуації стає негативним фактором і гальмує прогрес.

Пам’ятайте, що своїм розвитком управляєте головним чином ви самі. В остаточному підсумку кожний самостійно відповідає за свій розвиток. У всі періоди життя перед людьми є вибір – вчитися й рости на основі життєвого досвіду або ігнорувати отримані уроки, зосередитися на безпеці й дати перемогти себе. Особиста ефективність вимагає, щоб ви навчилися відповідати за хід вашого власного життя. Пам’ятайте вислів Ґете «Вільним є перший крок, але ми раби другого».

Не втрачайте можливостей. Поки ви працюєте над особистим планом розвитку, можуть виникнути нові можливості. Можна поліпшити відносини з оточенням, створити колективи, просунути вперед справи, завести нові зв’язки. Уміння розпізнати й використати можливості, які можуть відкритися із прийняттям нового рішення, відрізняє людей, що працюють над собою.

Будьте готові вчитися в інших. У оточуючих людей можна багато чому навчитися. Їхні підходи до вирішення тих чи інших питань, відносини й навички заслуговують на те, щоб вивчати їх і розуміти причини їхніх успіхів або невдач. Хоча ви повинні нести всю відповідальність за свої рішення і дії, але часто буває корисно консультуватися з іншими. Їхні реакції, безсторонній погляд являють собою коштовний ресурс. Не бійтеся взяти під сумнів чужі погляди, це дозволить по достоїнству оцінити думки цих людей і, між іншим, швидше за все, підвищить ваш авторитет і становище в їхніх очах. Менеджер повинен постійно вчитися, тому що корпоративна замкнутість призводить до виснаження професійного потенціалу. «Вік живи, вік учись, і не прогадаєш».

Вчіться на своїх невдачах і помилках. Якщо ви неправі, будьте готові визнати це. Розглядайте свої невдачі й помилки як зворотний зв’язок із практикою, вчіться на них. Такий підхід навіть невдачу перетворює в корисний ресурс для розвитку.

Визначайте реальні строки. Удосконалення ділових якостей відбувається безупинно. Як тільки одна мета досягнута, настав час шукати нові області докладання сил. Ваш сьогоднішній образ дій є результатом багаторічного навчання; нова модель поводження досить повільно замінить стару. Зміни вимагають постійної уваги й реалістичних строків виконання.

Одержуйте задоволення від свого розвитку. Навчання йде успішніше за все, коли від нього можна одержати задоволення й ви це задоволення відчуваєте. Надто заклопотавшись досягненням мети, ви легко можете втратити дух ентузіазму й зацікавленості. Найбільш продуктивними для навчання є такі умови, які змушують переборювати дійсні труднощі й дають шанси на успіх.

У реалізації процедур самоменеджменту податковий менеджер повинен знайти способи реалізації своїх можливостей і досягти певних результатів.

Тест із визначення, наскільки добре Ви справляєтеся зі своєю роботою

Варіанти відповідей та їх оцінка в балах такі: «майже ніколи» – 0 балів; «іноді» – 1 бал; «часто» – 2 бали; «майже завжди» – 3 бали.

На початку свого робочого дня резервую час для підготовчої роботи.

Передоручаю іншим виконавцям все, що може бути передоручено.

Письмово фіксую завдання й цілі із зазначенням строків їх реалізації.

Кожний офіційний документ намагаюся обробляти за один раз і остаточно.

Щодня складаю список майбутніх справ, упорядкований за пріоритетах. Найважливіші виконую в першу чергу.

Свій робочий день я намагаюся по можливості звільнити від сторонніх телефонних розмов, незапланованих відвідувачів і зненацька скликуваних нарад.

Своє денне завантаження я намагаюся розподілити відповідно до графіка моєї працездатності.

У плані в мене є «вікна», що дозволяють реагувати на актуальні проблеми.

Я намагаюся направити свою активність таким чином, щоб у першу чергу концентруватися на деяких «життєво важливих» проблемах.

Я вмію говорити «ні» коли на мій час претендують інші, а мені необхідно виконати більше важливі справи.

Підсумувавши бали, одержите такі результати.

0–15 балів: Ви не плануєте зовсім або незадовільно плануєте свій робочий час і перебуваєте під владою зовнішніх обставин. Деяких зі своїх цілей Ви домагаєтеся, якщо складаєте список пріоритетів і дотримуєтеся його.

16–20 балів: Ви намагаєтеся опанувати своїм часом, але не завжди послідовні, щоб мати успіх.

21–25 балів: у Вас гарний самоменеджмент.

26–30 балів: Ви можете служити зразком кожному, хто хоче навчитися раціонально використовувати свій робочий час.

Якщо Ви наберете менш 20 балів, то цим не слід перейматися. Просто Вам треба спрямувати свою енергію на усунення слабких місць. Це вже буде першим кроком на шляху до послідовного самоменеджменту.


загрузка...